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新常态下收集公证证据材料的路径选择

 

2016-10-31 15:35:00      编辑:admin_bl

 

党的十八届四中全会,开启了全面依法治国的新征程,公证被赋予了新使命,寄予了新希望。积极适应全面依法治国新常态,进一步发挥公证的职能优势和作用,努力抓住新常态的历史机遇,充分发挥驱动创新精神。收集公证证据材料作为公证法律服务的核心,其传统模式已为社会各界所诟病,因此,我们非常有必要选择一条贴近民生,服务新常态的收集公证证据材料路径。

一、传统收集公证证据材料模式的弊端

传统收集公证证据材料模式是公证员坐等当事人上门,由当事人向公证机构提出公证申请并提交相关证据材料,由公证机构对当事人提交的证明材料进行审查核实,然后,依程序出具公证书。《中华人民共和国公证法》(下称公证法)第二十七条规定,申请办理公证的当事人应当向公证机构如实说明申请公证事项的有关情况,提供真实、合法、充分的证明材料;提供的证明材料不充分的,公证机构可以要求补充。足见,当事人向公证机构提交真实、合法证据材料是其法定义务。但实践中,却有相当部分当事人不能或不完全能提交证据材料,这时,传统收集公证证据材料模式凸显出弊端。

1、呈现单一性。传统收集公证证据材料模式主要依靠当事人自行提交证据材料,公证机构坐等收集,这无论是证据提交的主体、还是证据的种类都显单一。

(1)提交证据材料主体单一,一般只有当事人。公证法律服务过程中,提交证据材料的主体相比在律师代理及其他法律服务活动中要单一得多。比如,律师在代理活动中,依据《民事诉讼法》及《民事诉讼证据的若干规定》中谁主张,谁举证原则,接受民事案件当事人委托,调查并策划收集有关诉讼及非诉讼证据。

2)证据材料形式单一,以书证为主。事实上,证据材料种类除书证外,还有物证、视听资料、证人证言、鉴定结论、当事人陈述、勘验笔录等。但在公证实践中,除书证以外的其他证据种类很少被用到。尽管201311日实施的《民事诉讼法》规定,电子数据也可以作为证据使用,但实践中仍很少涉及。

3)取证方式单一,依赖相关机构出具证明为主。一旦有机构怕麻烦、怕担责,就会以档案保管不善、不知情、上级有规定等理由推诿、搪塞当事人,让当事人奔走在公证机构与其他机构之间,在收集证据的路上往还折腾,最终致公证程序不能启动,不能满足当事人对公证法律服务的需求。

2、缺乏关联性、真实性

当事人受文化水平、理解及经验的的条件限制,经常穷尽其所能,费了九牛二虎之力收集的证据材料,重点不突出,待证事实不清楚,根本形不成证据的关联性,并且在真实性方面严重缺失。究其原因,一方面,中国是一个熟人社会,尤其在农村,亲戚、乡邻总是对真相三缄其口,大有“亲亲得相首匿”的意思。另一方面,正是有了一些机构的拒绝,当事人为了让程序顺利启动,便铤而走险,在市面上造假、买假。致使公证机构便源源不断收集到一些假证据材料。

3、公证的服务功能彰显不够。公证的功能之一便是服务,而传统收集公证证据材料模式将举证义务几乎全部推给了当事人,不能主动服务社会治理,不能主动服务当事人,不能扎根于群众的实际需求,解决实际问题,切实服务民生。没有充分彰显公证的功能与优势。

4、激化矛盾

当事人的诉求得不到回应时,就会怨声载道,恼骚满腹,瞬间与公证机构情绪对立,陷入僵局,激化了公证机构和当事人的矛盾。公证机构会被当事人误解为刁难,质疑公证机构收了费,凭什么要让其自行跑手续,进而频频出现当事人冲击公证机构,与公证人员发生争执,发泄心中不满,证明我妈是我妈也成为当事人戏谑公证的经典语录。

二、传统收集公证证据材料模式形成的原因

1、官本位思想根深蒂固,主动服务意识不强。自20007月国务院批准了司法部《关于深化公证工作改革的方案》以来,公证机构由原来的司法行政机关的内设科室逐步改制为享有独立法人地位、依法独立行使公证职能并独立承担责任的事业单位,一定程度上,这激发了公证从业人员办理业务的积极性,公证行业的的专业水平和服务意识得到了提升,但受传统行政思维的影响,根深蒂固的官本位思想积重难返,特别是部分公证机构公务员兼任公证员表现得尤为突出。部分工作人员机械、冷漠、被动,服务时态度不积极,工作内容单调,缺乏必要的竞争,不为群众办实事、办好事办难事,而是草率行事、敷衍了事,一推无事。

2、害怕担责,服务方法简单。《中华人民共和国公证法》第六章(第41条至44条)专章规定了公证机构及公证员的民事法律责任和刑事法律责任。这让相当部分人无限放大责任,谈责任色变,便出现不求有功但求无过得过且过的慵懒心理。有人认为公证必须真实、客观、中立、不偏不倚,若改变收集公证证据材料模式,有失公正、中立之嫌。在服务中缺少效率意识,表现为没有责任心,不认真履行职责,不思进取,工作效率低下,质量不高,对当事人没有体恤,没有全局观念,协作意识不强,意识淡薄,态度生硬;服务中群众观念淡薄,不思考当事人是否需要、何时需要,需要什么服务,服务的满意度等。

3、资源紧缺,服务模式转变需要增加成本。《公证法》第二十九条规定,公证机构对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料,按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的,应当进行核实……。疑问是建立在当事人提交了证据材料基础上的。若从传统收集证据材料模式转变,涉及到核实人员的学科背景、耐劳苦的品质,有些公证机构甚至会颠覆性的充实人员、业务培训、取证成本。再则我们的公证员大多忙于应付业务,缺少模式转变的思考。就本市来说,全市40家公证机构,公证员200余人,而就整个行业从业人员不足500人,而与之相应的是全是每年20余万件的公证办证量,鉴于此,大家对工作都是疲于应付,没有精力来思考工作模式的转变。

三、新常态下传统收集公证证据材料模式面临巨大挑战

1、多部门对开具证明说不。自人民日报201548日发表评论《怎么证明我妈是我妈》以来,各级政府部门结合简政放权的时代要求,与时俱进地对需要当事人提供的材料事项进行梳理,能免的就免、能简的就简,从源头上减少对证明的需求。比如,2015822日,公安部在官方微博晒出18项不该由公安机关出具的证明。无独有偶,民政部2015827日下发《关于进一步规范(无)婚姻登记记录证明相关工作的通知》后,除办理到部分国家使用的公证可以出具(无)婚姻登记记录证明外,民政部门不再为任何个人或单位出具(无)婚姻登记记录证明。催生了一些机构即使掌握信息,也会以不给当事人增加负担、各项规定为由,拒绝出具相关证明材料。

2、诸多因素致证据材料灭失。比如,时间久远,不管是当事人个人,还是一些机构,致很多资料、证书证照遗失,相关部门当时档案管理欠规范、完善,出现查无可查的情形,当然也就无证据材料可提供。再比如,随着我国城市化推进,很多农村、乡镇的人住进了城市,封闭在自己独立的空间,中国由传统的熟人社会得到演变,就业、婚嫁、进城等致使人口流动性大大加强,各种人事档案不健全,甚至无档案等情形。

3、社会压力致使当事人对提交证据材料的抵触。当前相当一部分人正在经受教育、医疗、住房及工作的压力,他们自己根本没有时间和精力去收集公证证据材料,对办理公证时提交证据材料颇为抵触,认为公证机构有意刁难、手续繁琐。曾有某地政协委员提案,建议废除不动产和存款继承公证事项前置的做法,其中一个原因便是需要当事人提交的证据材料手续繁琐。

4、公证行业与社会沟通不畅。沟通是公证另一个重要功能。公证机构作为法定证明机构,在依法构建经济社会关系、维护当事人合法权益,实现社会公平正义中发挥了独特的应该有的作用。事实证明,公证机构与社会缺乏沟通,社会对公证行业存在诸多误解,认为公证机构只拿钱不做事,公证机构收了费,凭什么不自己寻找证明?再则囿于公证行业小,而工作量大,难免会出现极少数的错误,这与公证当时缺乏对抗性、当事人故意提交虚假证明材料骗取公证书、核实证据材料难等不无关系,但往往就是这一点点错误,被不怀好意的人持续发酵,让公证行业成为众矢之的,群众怨声载道,媒体口诛笔伐,大大影响了公证的社会形象。

四、新常态下收集公证证据材料路径的正确选择

为适应新常态需要,充分发挥公证的功能优势,传统收集公证证据材料的模式应成为历史,改进服务方式,丰富服务内容,提高服务层次与质量,弱化当事人举证,强化公证机构核实取证,从被动型向主动型服务方式转变,由单一的证明功能向综合性服务功能转变。其实,已有部分省市公证机构作出探索,比如昆明、北京、抚顺等地推出的绿色继承公证服务。何谓绿色继承?简化办证程序,仅让当事人提交获取证据材料线索,由公证机构代当事人寻找证据并延伸至为其办理不动产过户的登记手续,绿色继承的实践大大提升我们整个行业在社会大众心目中的专业和公益形象,换来了社会对行业的认可。笔者以为,不必局限于继承,可以继承为试点,逐步推进,向经济、涉外等其他领域全面铺开。公证机构要实现收集公证证据材料变被动为主动的路径,就必须创新方式,改变思想,促进认同,求得支持。

(一)创新工作方式,主动适应新常态。

丰富收集公证证据材料的种类。打破传统的证据材料单一性的局面,除书证外,可逐步适时引入物证,视听资料等。201311日实施的《民事诉讼法》规定,电子数据作为证据使用,因此,人们日常生活中的微信、短信、聊天记录、微博都可以作为收集公证证据材料的对象;丰富收集公证证据材料的方式。传统惯用的方式为向原出文机构核实,提取人事档案,走访邻居,除了深挖传统模式的潜能,还应创新获取证据材料的方式。比如可以听取当事人陈述,采纳鉴定结论,勘察现场,提取视听资料。使公证员实现与其他法律职业人员具有共同的政治素质、业务能力、职业伦理的要求。让当事人体验到的不仅仅是法律服务,更是专业、优质的专家服务。

充分运用互联网+。互联网技术发展的本质是让互动变得更加高效。互联网时代是谁掌握信息谁就主动。把大数据引入收集公证证据材料过程中的各个环节,推进“互联网+”战略,将互联网平台与信息通信技术深度融合,真正实现互联网模式对传统收集公证证据材料模式的更新换代。充分运用互联网+概念,积极、协调与公安、民政、金融机构及不动产登记等部门的联系,依法建立治安管理信息、人口基础信息、公民婚姻登记信息、不动产登记信息甚至银行储蓄信息,与社会各机构实现资源信息共享,打破政府职能部门间的信息“壁垒”,让信息能够在各职能部门间无阻碍“通行”。切实破解老百姓为了一纸证明跑断腿的困局。

向当事人深挖证据材料线索。按图索骥远比漫无目的有效率得多。证据材料证明的真相当事人最清楚,要把当事人这一资源用活、用透。我们在与当事人的每一次接洽包括不限于咨询、办理都要形成详细记录,这就要求我们的公证员在接待当事人时,询问笔录不能千篇一律套用格式笔录,询问不能流于形式,创新和丰富询问记录方式,目的只为必须针对个案问出证据材料线索,问出特点,方便接下来的调查取证工作。探明证据材料线索的方式要灵活、多样,可以是询问,表格,甚至可以让当事人提交一些能够反应证据材料线索的物品。

(二)转变思想观念,积极服务新常态。公证从业人员要坚决改变思想观念,破除衙门思想,摒弃封建、落后不合时宜的官本位、权本位,树立以当事人为本的服务意识,积极服务新常态。首先,公证从业人员要克服慵懒之风,热情、主动,提高服务效率,树立强烈的责任感、使命感,认真履行职责,积极进取,树立全局观念,培养协作意识,与当事人换位思考;认真思考当事人是否需要、何时需要,需要什么服务,服务的满意度等,多为群众办实事、办好事办难事。

其次,着力提升公证员综合素养。《中华人民共和国公证法》第18条规定,担任公证员应当具备法律素养。事实上,仅是具备法律素养已经远不足以适应公证业务现状。公证员不仅仅是夯实自己的法律基础素养,还需要以新常态的要求为出发点,学会运用法律原理、逻辑推演,充分运用法无禁止即自由,大胆突破,为群众实实在在解决问题。再其次公证机构、公证员要敢于担当。担当不是鲁莽的逞英雄,而是避免思维僵化、教条,要灵活运用法理、常理服务当事人,这要求公证员不仅在逻辑学、心理学上下功夫,还要在伦理、良心、责任方面提高自己的修为。比如有些事实一目了然,就因为缺少那一纸证明,据当事人于千里之外。

(三)加强沟通、促进认同,更好服务新常态。一方面加强自身建设,打铁还需自身硬,严把质量关,让每一份公证书经得起法律的检验、时间的检验,深入推进与银行、不动产登记、乃至于法院的交流,前文已经提到,与其他机构交流是为了实现信息资源共享,另一个作用是公证书的作用归根结底在于他有用,而公证书的有用往往依赖于这些机构的认可和肯定。另一方面注重宣传延伸公证的触角,将公证在尚未触及到的领域进行宣传,因此充分获得这些部门对公证的认可和支持,加强公证宣传,只有这样才能让社会认同,更好的服务新常态。法律的权威源自于人们的真心信仰和拥护,要让社会信赖公证,你得先让社会信服,俯下身来做点好事、干点实事,让社会其他机构认识、了解、认可公证,远比举手臂、呼口号效果好得多。

综上,为适应全面依法治国新常态,我们应深挖公证的服务、沟通功能,让公证服务去契合新常态,这就要求改变思想观念,变被动为主动,创新工作模式,真正将当事人从提交公证证据材料的枷锁中解脱出来,充分发挥公证的职能优势,切实服务民生,服务新常态。

 


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